Kallesoe Machinery

Kallesoe Machinery på ny digital kurs

Når man har kunder lige fra Canada til Kina, og mange af produkterne desuden er specialtilpassede, så er produktionsstyring og overblik en absolut nødvendighed. Derfor besluttede man hos Kallesoe Machinery, der er specialister i målrettede løsninger til limtræsproduktion, at opgradere sin eksisterende produktionsstyring. Dette med henblik på at den meget komplekse produktionsproces, der strækker sig lige fra indkøb og produktion af enkeltdele til håndtering af et hav af dokumenter undervejs, kunne blive mere effektiv. 

Kallesoe Machinery, der siden 1969 har fremstillet specialmaskiner til træbranchen, var vokset ud af deres eksisterende produktionsstyringssystem (Microsoft Dynamics C5). Med den meget komplekse produktionsproces, som virksomheden efterhånden havde opbygget, oplevede man et større og større behov for viden, blandt andet om de reelle priser på enkelte dele til de store konceptprojekter og om den nøjagtige lagerbeholdning.

“Vi havde for mange ildebrande,” fortæller Ebbe Simonsen, som er regnskabs- og it-chef hos Kallesoe Machinery. “Nogle gange viste systemet, at der var ti stk. på lager, men reelt var der så kun syv. Det giver naturligvis problemer”. Problemerne opstod ofte, fordi der var for mange manuelle processer, og systemet generelt var for personafhængigt.

En vigtig detalje i historien var, at Kallesoe Machinery’s eksisterende system var udgået og ikke længere ville blive supporteret. “Vi havde været tilfredse med vores eksisterende system indtil da, men var klar over, at vi var nødt til at implementere et nyt system. Samtidig kunne vi benytte lejligheden til at opgradere, så alle vores behov og ønsker blev dækket,” fortæller Ebbe Simonsen.

Fleksibel standardløsning

Kallesoe Machinery’s nye Microsoft Dynamics 365 Business Central-løsning blev sat i drift i maj 2020. Forud var gået en vurderingsrunde for at finde frem til det konsulenthus, der passede bedst til Kallesoe Machinery’s krav og arbejdsmetoder generelt. Valget faldt på C2IT. “For os var det vigtigt at finde et konsulenthus, der kunne sætte sig ind i vores processer og gennemskue vores forretning,” fortæller Ebbe Simonsen. “Det er klart et plus, at de har prøvet at sidde på vores side af skrivebordet, så vi taler samme sprog, og det ikke bliver for teoretisk. I sidste ende handler det også meget om kemi – og vi har haft en rigtig god kemi med konsulenterne fra C2IT”.

Kallesoe Machinery og C2IT har valgt at tage udgangspunkt i en standardløsning, som derefter er blevet tilpasset, efterhånden som processen skred frem, og forskellige problemstillinger dukkede op. Konsulentteamet fra C2IT begyndte implementeringsprocessen med en foranalyse, hvor hele organisationen, herunder køb, salg, produktion og økonomi, hver især fik mulighed for at byde ind med behov og ønsker inden for deres ansvarsområde. Dermed har man sikret ”ejerskab”, og at systemet kan understøtte og dække specifikke behov i alle organisationens hjørner.

Undervejs i implementeringsprocessen har C2ITs konsulentteam afholdt workshops og uddannet superbrugere, så organisationen er klædt på til selv at styre og drive løsningen. To til tre faste C2IT konsulenter har haft deres daglige gang hos Kallesoe Machinery under projektforløbet. Derudover er specialister trådt til efter behov, når specifikke tillægsprodukter skulle implementeres.

Den oprindelige tidsplan er blevet holdt, og selv en helt uforudset faktor som Covid-19 har ikke bremset projektet. Opgaven blev her at gentænke de faste rutiner omkring projektarbejdet. ”Vi nulstillede arbejdet med vores faste konsulenter i en periode, og så arbejdede vi selv videre med processerne. Det gav os noget læring på en anden måde. Når vi løb panden mod en mur, tog vi onlinemøder på Teams med C2IT, og så kunne vi køre videre. Det fungerede fint,” fortæller Ebbe Simonsen.

Projektorganisering har stor betydning. Her ses et par af nøglespillerne hos Kallesoe Machinery: Brian Bubel, Senior Supervisor, og Ebbe Simonsen, regnskabs- og IT-chef.

Mere scan – mindre papir

Kallesoe Machinery har med projektet taget et stort skridt mod automatisering og digitalisering. Det ses tydeligt på tre områder: Lager, produktion og finans.

lageret har en scanner-løsning fra Tasklet Factory betydet, at medarbejderne hos Kallesoe Machinery er begyndt at scanne mere ind. Senior Supervisor, Brian Bubel, der sammen med Ebbe Simonsen har været en vigtig spiller gennem hele projektet, fortæller: ”På lageret bruger vi scanneren dagligt, og den er en væsentlig del af vores arbejdsproces. Vi bruger den ved modtagelse, flytning og plukning af varer, så vi i dag har et helt andet overblik over vores lager”.

I produktionen giver JobManager mulighed for en meget mere detaljeret opsamling af tid og materiale. Denne registrering medfører, at Kallesoe Machinery kender priser på enkeltdele, som ved projektets start var et af de vigtige punkter for dem. Samtidig er økonomien i produktionen blevet langt mere gennemskuelig.

Endelig bruges løsningen Document Capture på finans til at scanne og lagre bilag, så medarbejderne hurtigt og nemt kan finde dem igen digitalt. Dette er en stor hjælp til bogføringen og sparer generelt meget tid. ”Tidligere skulle man løbe fra den ene ende af fabrikken og ned til kontoret for at finde papirer i mapper, og det kunne der hurtigt gå et kvarter med”, forklarer Brian Bubel og fortsætter “det har vist sig at være en rigtig god idé at tænke medarbejdere fra alle dele af organisationen ind fra begyndelsen. Det har givet sammenhænge i systemet hele vejen rundt, ellers ville der have været skæringsflader, som ikke hang sammen”.

Med implementeringen af Business Central og disse tillægsløsninger rundt i virksomheden er processerne hos Kallesoe Machinery blevet bundet sammen, informationerne samles ét sted og graden af digitalisering er øget væsentligt.

Næste skridt er BI

Fremadrettet er tanken, at Kallesoe Machinery kommer ind i et kontinuerligt flow med opdateringer. “Én gang om året eller mindst hvert andet år skal vi opdatere til den seneste version. På den måde bliver det ikke så stor en mundfuld hver gang,” fortæller Ebbe Simonsen. Han har heller ikke mistet lysten til at tage flere skridt i retning digitalisering og har allerede et bud på, hvor det vil give værdi at sætte ind.

“Der er slet ingen tvivl om, at vi skal i gang med business intelligence som næste fase. Jeg ved fra tidligere, at det tager noget tid at bygge op, men det giver en masse brugbar information, så jo før vi kommer i gang, jo før kan vi begynde at høste resultater. Vi er kommet mere end 90 procent i mål med vores projekt, og vi glæder os til næste fase,” slutter Ebbe Simonsen.

Vil du vide mere?

Johannes Tange Jørgensen
Lars Christiansen