RPA-Magi: Opbyg dit unikke raftehegn med højteknologisk elegance
Af Jesper Stephansen, Senior Consultant
Du behøver ikke nødvendigvis at have store planer, når du begynder at automatisere kontoropgaver. Faktisk er det ofte en fordel at tage det i små bidder og udforske teknologiens potentiale stille og roligt – ét skridt ad gangen.
For et par uger siden skrev jeg til dig, om hvordan man kommer i gang med RPA-teknologi, og ja – jeg brugte plantning af et blommetræ som sammenligningsgrundlag.
Denne artikel er ikke en undtagelse i forhold til at anvende hverdagens små finurligheder som forklaringsområde. For hvordan opbygger man egentlig en pålidelig og gevinstgivende RPA-portefølje?
Jeg har valgt at forklare ovenstående ved at tage udgangspunkt i et raftehegn og opsætningen af det:
”Et raftehegn er et klassisk træhegn til haven med en meget lang levetid. Det er et solidt, tæt hegn, der lukker godt af for sine omgivelser. Årsagerne til at opbygge det kan være både æstetiske, men i lige så høj grad som værn mod lidt for livlige vindpust – dermed udfylder raftehegnet dén opgave, som jeg har opbygget det for i min egen have.”
Og hvor kommer RPA-teknologi så ind i billedet?
Det vil jeg nu forsøge at skitsere.
RPA-teknologi: Frigør din virksomheds potentiale med effektivitet, præcision og automatisk succes
RPA er en tilgang, som kan anvendes til at automatisere manuelle tasteopgaver. Den fungerer ved, at vi får computeren til at efterligne de museklik og tastaturtryk, som vores menneskelige kollegaer laver. For at vi kan lære computeren arbejdsopgaverne, skal de dog være relativt forudsigelige og regelbundne. Det er typisk opgaver, som er lidt robotagtige, som er velegnede til automatisering – opgaver, hvor man gør det samme igen og igen.
RPA er derfor en slags digital assistent, der fjerner dine kedelige, ensformige og robotagtige opgaver, så du får frigivet tid og overskud, som i stedet kan bruges på de meningsfulde og interessante opgaver.
Men hvor i byggeprocessen skal man starte, når man gerne vil i gang med at opbygge sin RPA-portefølje?
Nu har jeg heldigvis selv opbygget et raftehegn i min egen have, og lad os tage udgangspunkt i den proces.
Raftehegnets fundament skal skabe styrke, stil og struktur i din virksomhed
I min egen have startede jeg derfor med at grave 80 centimer dybe huller til de store pæle, der skal støtte rafterne og give stabilitet – et stærkt fundament. Desværre blev opgaven mere udfordrende, da jeg opdagede, at min skovl ikke var det rette værktøj til jobbet. Lokalbyggemarkedet har dog et ideelt værktøj kaldet et pælebor, skabt specielt til denne opgave. Udover at dette pælebor var en billig investering til 100 kroner, så havde jeg med det rigtige værktøj fra starten af opbygningsprocessen været mere effektiv, ligesom mit resultat også havde været mere tilfredsstillende.
Når vi starter vores RPA- og digitale assistentinitiativer, er det afgørende at etablere et solidt fundament og sikre os, at vi anvender det rette værktøj fra begyndelsen. Min foretrukne løsning er Microsofts Power Automate, der leverer essentielle automatiseringsværktøjer samt konstant tilføjer nye funktioner såsom deres AI “Copilot ”-funktion.
For effektiv implementering og anvendelse af digitale assistenter anbefaler jeg brug af rammeværktøjer. Det sikrer ensartethed inden for kvalitetssikring, dokumentation og best practices.
Dermed skabes et stabilt fundament og en øget kvalitet i vores digitale assistenter.
Et solidt fundament er dog kun begyndelsen på den imponerende konstruktion, der udgør raftehegnets helhed.
Med et raftehegn behøver jeg ikke at sætte alle de store pæle i jorden, før jeg begynder at montere rafter på tværs. To pæle er tilstrækkelige til at starte det første afsnit af hegnet, hvilket muliggør en gradvis opbygning. Jeg kan udvide hegnet senere – om en måned eller endda et år.
Ideen er at bygge min vision trinvis i stedet for alt på én gang. Efter at have færdiggjort ét afsnit, kan jeg bevæge mig videre til det næste, og gradvist tager det form som et komplet hegn.
På samme måde kan vi starte vores initiativer med digitale assistenter uden at have en stor vision eller et fuldt overblik. Det er tilstrækkeligt og måske endda anbefalelsesværdigt at begynde med at automatisere en enkelt eller to arbejdsprocesser. Vores første digitale assistenter behøver ikke nødvendigvis at spare tonsvis af timer og ressourcer; det kan spare os for en time eller to om ugen. Dette giver os mulighed for at blive fortrolige med teknologien og vi bliver samtidig bedre i stand til at forestille os, i hvilken retning det giver mening at fortsætte. Det er ligesom at bygge et hegn – det bliver lettere at visualisere næste skridt, når vi allerede er i gang.
Rom og RPA blev ikke bygget på én dag
At starte småt og skalere langsomt op har mange fordele – især når det handler om læring og at identificere områder for forbedring. Før vi går videre, er det afgørende at etablere rammerne.
For at illustrere dette kan vi tænke på raftehegnet. Rafterne, altså pindende som går på tværs, skal være i samme længde for et æstetisk resultat. De vil stadig have små variationer i tykkelse og form, men det er blot en del af charmen. Nu er hegnet efterhånden på plads og vi retter fokus sig mod de digitale assistenter.
Ligesom med raftehegnet gælder det for digitale assistenter, at en vis kreativ frihed inden for definerede rammer kan føre til et forbedret produkt. Mens de første robotter måske ikke er så fejlfrie som dem, der kommer senere, lærer vi kontinuerligt og tilpasser vores tilgang. Det vigtigste i et sådant projekt er at komme i gang, høste fordelene ved automatisering og derefter finjustere og tilpasse vores digitale assistenter i takt med, at vi udvikler os og får mere erfaring.
Automatiseringens kunst: At finde paralleller mellem RPA-teknologi og raftehegnets byggemagi
Sammenligningen mellem RPA-teknologi og et raftehegn kan ses gennem flere interessante linser:
1. Struktur og robusthed
RPA: Ligesom raftehegnet skaber RPA en struktureret og robust ramme for automatisering af opgaver, der styrker virksomhedens processer.
Raftehegn: Et raftehegn er opbygget med stærke materialer og strukturer for at modstå udfordringer, hvilket kan korreleres med RPA’s pålidelighed og modstandsdygtighed.
2. Fleksibilitet og tilpasningsevne
RPA: Ligesom et raftehegn kan tilpasses forskellige terræner, kan RPA-teknologien tilpasses forskellige forretningsprocesser og behov.
Raftehegn: Med evnen til at tilpasse sig forskellige miljøer repræsenterer raftehegnet fleksibilitet, hvilket kan sammenlignes med RPA’s evne til at tilpasse sig variable arbejdsmiljøer.
3. Opbygning ’skridt for skridt’
RPA: Automatisering kan implementeres gradvist, hvilket ligner processen med at opbygge et raftehegn trin for trin.
Raftehegn: Ligesom man opbygger et raftehegn planke for planke, kan virksomheder implementere RPA-trinene gradvist for at opnå en stærk automatiseringsstruktur.
4. Beskyttelse og effektivitet
RPA: RPA beskytter virksomhedens processer og forbedrer effektiviteten, ligesom et raftehegn beskytter områder og sikrer strukturel integritet.
Raftehegn: Med fokus på beskyttelse og effektivitet repræsenterer raftehegnet sikkerhed, hvilket kan sammenlignes med RPA’s evne til at sikre og optimere arbejdsprocesser.
Sammenfattende kan RPA-teknologien og et raftehegn begge ses som byggesten, der styrker og beskytter deres respektive domæner: om så det gælder virksomhedsprocesser eller fysiske omgivelser.
For at begynde at automatisere manuelle arbejdsprocesser er det en god idé at starte i det små og smage lidt på teknologien, for derefter at vurdere, hvilke opgaver det vil give mening at have digitale assistenter på. Start småt og byg ud derfra, men hav styr på rammerne.
Det efterlader selvfølgelig spørgsmålet: “Hvordan får jeg styr på rammerne?”
Det må jeg hellere få skrevet en artikel om på et senere tidspunkt.
Næste gang skal vi se lidt på en del af disse rammer, i form af hvordan vi vedligeholder vores digitale assistenter, så de kører smidigt og problemfrit.
Er du gået glip af mine tidligere artikler om RPA er? Så finder du dem her: