Hvad er RPA?
RPA (Robotic Process Automation) er en teknologi og type af software, som gør det muligt at automatisere og digitalisere arbejdsprocesser i din virksomhed, som ellers ikke så let lader sig integrere. RPA kan bl.a. både læse, klikke, og indtaste i systemer, som en bruger vil gøre det – både i webbaserede og windows-baserede systemer.
RPA Menukort
Vi vil her præsentere vores ‘RPA-menukort’. Det er eksempler på løsninger med RPA i de forskellige processer og afdelinger i en virksomhed: Økonomi, IT, indkøb, lager, salg, HR etc.
Vi håber, at du kan blive inspireret til at vælge noget fra kortet. Finder du ikke det, du søger på ‘menukortet’, så tag fat i os, og så kigger vi på præcis dine processer og behov.
Økonomiafdelingen
- Valutakurser
Valutakurser skal ofte indsættes i f.eks. et ERP-system enten dagligt, ugenligt, eller månedligt. Dette kan være tidskrævende, især hvis systemet ikke selv kan finde de seneste kurser automatisk. Dette kan en RPA-robot dog klare, da den selv kan finde kurserne og indsætte dem. Om det er 1 eller 20 kurser der skal findes, gør ingen forskel. Herved undgår du også manuelle tastefejl og processen udføres hurtigere. - Rapportering
En sikker måde at kontrollere finansiel performance er at følge virksomhedens profit og tab dagligt. I stedet for at en person bruger timevis på dette, kan en RPA-robot tage opgaven og generere alle de nødvendige rapporter eller opdatere BI data i f.eks. Power BI. Dette gør, at din virksomheds forretningsprocesser bliver mere gennemsigtige og hjælper med pålidelige forecasts. - Rykkerudsendelse
Hvis kunder mangler at betale, sendes rykkere typisk manuelt ud via mail. Denne proces tager tid, men med en RPA-løsning kan robotten få fortalt, hvilke regler og undtagelser den skal følge, tjekke listen over manglende betalinger og sende en rykker på vegne af bogholderne. Hermed frigives tid, så bogholderiet kan fokusere på andre aktiviteter. - Kontrol af EU-momsnummer
Sælger din virksomhed varer til et andet EU-land, så er du forpligtet til løbende at validere dine kunders momsnummers gyldighed. Dette kan være en meget tidskrævende proces, hvis du har mange kunder i andre EU-lande, men her kan RPA hjælpe og automatisk validere momsnummer ud fra din kundeliste. - Fakturabehandling
For økonomiafdelingen er fakturabehandling ofte en tidskrævende proces. Fakturaer kommer fra forskellige steder, de skal matches til købsordrer, og de skal ofte godkendes af forskellige personer, før de kan betales. Med RPA kan du opsætte regler, så fakturaen sendes til de rigtige personer automatisk, mens du og dine kollegaer kan fokusere på afvigerne. Fakturaen kan også automatisk blive matchet med købsordren samt tjekket for eventuelle fejl, før betaling udføres. - Rejser og udlæg
Når det kommer til forretningsrejser, så kan RPA-robotter udføre en masse arbejde for både den rejsende og for bogholderen. Robotten kan læse kvitteringer, tjekke om det er en gyldig forretningsudgift og tilføje det i nødvendige systemer og rapporter. Dermed er der hurtigere bearbejdning, og bogholderen får overskud til andre opgaver.
Salg
- Salgsordreoprettelse
Når din virksomhed modtager en ny salgsordre, skal den indtastes i f.eks. et ERP-system og der skal oprettes en matchende produktionsordre. Dette kan en robot tage sig af ved løbende at tjekke for modtagne salgsordrer og herefter behandle dem automatisk. Dermed ligger de klar til produktionen med det samme. Det gør processen hurtigere. - Kundeoprettelse
Hver gang din virksomhed får en ny kunde, så skal den oprettes i jeres systemer, der skal indhentes information om den osv. Dette kan automatiseres af en robot ved at den indsamler data fra kunder, verificeret at de er rigtige og opretter dem i systemerne. - Salgsrapport
Forretningscontrollere skal ofte lave salgsrapporter, når måneden slutter. Da det både er tidskrævende og har stramme deadlines, kan det være en stressende opgave. En RPA-løsning derimod, kan indsamle alle salgstal fra f.eks. et ERP-system og derefter lave en rapport, der lever op til alle krav. Den automatiserer den månedlige proces og reducerer mængden af monotont arbejde. - CRM
For at få mest værdi ud af sit CRM-system, er det vigtigt, at de data der er på kunder og leads er udførlige og opdaterede. At følge op på hvilke personer, telefonnumre, mailadresser etc., der ikke længere er gyldige, er en tidskrævende affære. Ved at implementere en RPA-løsning, der løbende synkroniserer kunde/lead data på tværs af systemer, så har dine sælgere mere tid til at snakke og interagere med kunder. - Callcenter drift
Mange af de kundeanmodninger, som callcentre modtager, kan understøttes med RPA-teknologi. Når en opgave eskaleres til menneskelige servicemedarbejdere, så kan RPA hjælpe med at samle al kundeinformation på en enkel skærm, så den ansatte har al nødvendig information fra forskellige systemer, så de kan levere en god service. - Ordrer fra en webshop
Er du ansvarlig for en webshop, så kan RPA automatisere din behandling af kundeordrer. Den kan eliminere al manuel indtastning fra processen, som kan øge behandlingshastigheden og sørge for, at kunden modtager deres produkt så hurtigt som muligt.
Marketing
- Medieanalyse
Det er rart at vide, hvad andre folk eller organisationer skriver om ens virksomhed, men det er samtidig udfordrende at holde styr på alle relevante nyhedsbureauer, blogs eller kommentarspor på sociale medier. At finde negative kommentarer er både gentagende og tidskrævende, ligesom det er svært at reagere i tide, således at konflikter hurtigt kan blive løst. RPA kan her hjælpe, da den ved hjælp af AI teknologi og internetsøgning kan lave tekstanalyser af det materiale, der dukker op. Disse resultater kan derefter videresendes til Marketingafdelingen. - Konkurrentanalyse
Selvom du leverer det bedste produkt, så er det stadig vigtigt at orientere sig om, hvad konkurrenterne på markedet laver. I stedet for selv at holde øje med de mange forskellige hjemmesider og sociale medier, så kan en RPA-løsning løbende tjekke konkurrenters priser og hjemmesider og samle det i en standardrapport. Dermed bliver det nemmere at læse, hvad konkurrenter laver og reagere på det, hvis det er nødvendigt.
Indkøb
- Rykker for manglende ordrebekræftelse
Manglende ordrebekræftelser fra leverandører kan være en daglig affære, der kræver, at en ansat gennemgår lister for at se, hvem der ikke har sendt en bekræftelse og derefter rykker dem. Dette kan en robot gøre af sig selv, så der f.eks. dagligt på et bestemt tidspunkt sendes rykkere ud til samtlige leverandører. - Indkøbte varer
Som virksomhed kontrollerer man løbende, hvorvidt indkøbte ordrer er blevet leveret af en leverandør. Hvis de er, så skal prisen, varen og mængden også verificeres, så det passer med den oprindelige ordre. For at indkøb kan fokusere på andre opgaver, så kan RPA her hjælpe ved løbende at tjekke, om en vare er leveret. Ankommer en faktura før varelevering, kan den holdes op imod den oprindelige indkøbsordre. Stemmer alt på købsfakturaen, sendes det til bogføring og ellers informeres afsender om problemet.
Lager
- Fremrykning
Når en kunde rykker sin ordre, så den enten skal leveres tidligere eller senere, så starter det en masse kalibreringsarbejde for at tilpasse sig den nye leveringsdag. ERP-systemet skal opdateres, lagerbeholdninger skal tjekkes for om materialer og komponenter er tilgængelige ved den nye dato, personale skal informeres osv. Med en RPA-løsning holdes der kontant øje med om kunder rykker leveringsdato, og den står klar til at starte arbejdsprocesserne, så de fuldføres så gnidningsfrit som muligt. Det giver en bedre kundeoplevelse. - Lagerstyring
En kontorrobot kan være behjælpelig med en lang række opgaver når det kommer til lagerstyring. Hvis du som virksomhed har mange produkter på tværs af regioner eller lande, er det essentielt at holde styr på, hvilke varer der er på lager, hvor og i en hvor stor mænge. Robotten kan hjælpe f.eks. ved automatisk at informere, når der er få produkter tilbage på lager, automatisk bestille nye varer, optimere lageret så det passer med vareudbuddet eller reducere fejl i lagerdata. - Demand forecast
For at undgå materialemangel og et tomt lager kan det være fordelagtigt at lave et demand forecast, hvor historisk data analyseres for at forudsige, hvad der skal købes ind hvornår. Med en robot kan et demand forecast løbende laves og rapporteres til et BI-system eller sendes til relevant personale.
Levering
- Fragtplanlægning
Med RPA kan mange monotone og manuelle arbejdsprocesser forbundet med fragt og levering automatiseres. Robotten kan selv finde fragtdata fra indkomne mails, holde øje med planlægning og generere levering/afhentningstidspunkter for modtager. - Tracking
I stedet for manuelt at følge hvor langt en levering er, så kan en robot få forbindelse til et fragtsystems API og følge leveringsstatussen. På den måde er det muligt hurtigt at finde og prioritere forsendelser, der oplever udfordringer. - Kommunikation
Da en robot altid er klar til at reagere, kan den nemt og effektivt kommunikere ordrestatus til kunder og informere dem om, hvornår en ordre er behandlet, sendt, eller forsinket.
HR-processer
- Slå stillinger op
At finde nye ansatte kan for mange virksomheder være en dyr proces, der tager ugevis. Heldigvis er der mange dele af denne proces, som er gentagende og regelbaserede hvilket RPA kan hjælpe med. F.eks. kan en robot søge efter ansatte døgnet rundt, automatisk slå stillingsopslag op, eller screene resumeer og kandidater. - Onboarding
RPA er en oplagt løsning til at sikre, at alle ansættelsesprocesser bliver fulgt til punkt og prikke, således at nyansatte får al den information, de har behov for, samt at de bliver oprettet i diverse IT-systemer. - Offboarding
Når en ansat forlader virksomheden, venter en lang offboarding proces ofte. Det betyder, at der skal slettes kontoer, adgang og rettigheder skal fjernes, samt kollegaer skal informeres om, at den ansatte stopper. Da denne proces næsten altid er den samme, kan en RPA-robot nemt tage sig af det. - Lønudregning
I stedet for at en person manuelt læser timeark og timeregistrering, så kan en RPA-løsning automatisk læse og gemme disse informationer, automatisk beregne en ansats løn, samt udføre nødvendige bankoverførsler. Ekstra faktorer såsom ferie, bonusser, etc., kan også tilføjes til beregningerne. På denne måde tager processen mindre tid, og der er mindre risiko for fejl.
IT-administration
- Opret brugere
Som led i en ansættelsesproces, skal nyansatte ofte oprettes i systemer så de kan få adgang til deres mailkonto, diverse softwarelicenser og computerenheder. Dette kan gøres automatisk med RPA. Ved at automatisere denne type standardopgaver, så har IT-afdelingen mere tid til at fokusere på andre opgaver. - Slet brugere
Når en ansat stopper, skal vedkommende også slettes i virksomhedens systemer. Dette kan en RPA-robot automatisk løse ved at søge efter brugerens navn/ID i diverse systemer, slette kontoer eller evt. information. - GDPR
RPA er et effektivt værktøj til effektivt at implementere GDPR regler. Ønsker en af dine kunder eller ansatte f.eks. at få oplyst al den information, I har registret på vedkommende, så kan dette være en uoverskuelig opgave, da det kan betyde, at mange systemer skal gennemtjekkes. En kontorrobot kan derimod hurtigt tilgå databasen, finde alt der matcher kundens/den ansattes navn eller ID, lave et dataudtræk og omdanne det til en formateret rapport. Ligeledes hvis en kunde eller ansat ønsker at få slettet al data om dem, så kan robotten finde al relevant data, slette det, samtidigt med at data, som er lovpligtigt, bevares. - Helpdesk
Som det første kontaktpunkt en bruger møder, når der opstår tekniske problemer, kan en RPA-robot være med til at mindske arbejdsbyrden for de menneskelige ansatte ved at håndtere de simple, gentagende opgaver. Disse lavpraktiske supportopgaver er simple men tidskrævende. Yderligere kan IT-ansatte komme problemer i forkøbet ved at bruge robotter til løbende at køre diagnosticeringer på virksomhedens IT-systemer. - Dataindsamling
Rapporter er typisk en del af mange virksomheders hverdag, og de kan ofte kræve meget dataindsamling. Dette kan nemt automatiseres med en robotløsning, der enten kan fange data med indbyggede API-kald, eller ved manuelt at gå ind i systemet og trække data ud. Herefter kan den behandle data og konsolidere det i en rapport, der sendes rundt til relevante personer. - Datamigrering
Ansatte skal ofte finde informationer i legacy systemer og gøre det tilgængeligt for nyere systemer. RPA kan facilitere denne manuelle proces og færdiggøre den uden at risikere menneskelige fejl. Når papir skal digitaliseres, så kan en RPA-løsning læse en indscannet udgave, finde de forskellige datapunkter og indsætte det i systemet således, at de ansatte kan lave andre værdiskabende opgaver. - Datavalidering
Der er typisk indbygget datavalideringsværktøjer i en database, men ofte skal virksomheder validere og krydstjekke data op imod forskellige datakilder, såsom offentligt tilgængeligt data, hjemmesider etc. Dette er en oplagt RPA-opgave, da den kan gøre dette i baggrunden.
Fordele ved RPA
Der findes mange fordele ved at digitalisere dine arbejdsprocesser med RPA.
Vidste du…
… at C2IT Group er i den unikke position, at vi både kan levere RPA på Microsoft Power Automate og UiPath.
Tag fat i os, hvis du vil høre mere om, hvordan RPA-teknologien kan automatisere manuelle opgaver i lige netop din virksomhed – og dermed understøtte din forretning.