Microsoft Power Automate: Automatisér det grove – lav selv det sjove!
Af Jesper Stephansen, Senior Consultant
I en kendt amerikansk tegneserie, følger man en familie med gullige hudfarver, store øjne og endnu mærkeligere hår. I ét af de mere fremtrædne afsnit, hvor byen skal vælge en ny borgmester, lyder valgsloganet fra seriens hovedperson således:
”Can’t someone else do it?”
Ophavsmanden til sloganet er naturligvis Homer Simpson: en mand med en hjerne så tynd som hans hår, der altid formår at finde på den mest tåbelige løsning på ethvert problem.
Men rent faktisk lykkedes det Homer at vinde valget, og på den måde ender afsnittet jo lykkeligt.
Seriens oprindelsesår stammer længere tilbage end frembruddet for robotteknologi, men måske var den kejtede ophavsmand af citatet, ikke så dum endda.
Groft oversat hedder sloganet: ‘Er der ikke en anden, der kan gøre det?’ Og jo, det er der faktisk.
Det er bare ikke én anden, men derimod noget andet. Noget andet, som hedder RPA (Robotic Process Automation).
RPA automatiserer kontorarbejde ved at efterligne menneskelige handlinger og kan derved frigøre tid fra ensformige opgaver. Inden for RPA-feltet findes der flere forskellige udbydere af teknologien og efter at have arbejdet med hele fire forskellige RPA-udbydere, vil jeg personligt mene, at Microsofts skud på stammen er helt fantastisk.
Microsofts skud hedder Power Automate og er en af de førende indenfor RPA-løsninger – dette kan forklares med, at Microsoft har valgt at investere stort i graden af innovation og at de dertil også tilbyder noget nær markedets billigste licenspriser.
Men hvordan får vi mest muligt ud af Power Automate og hvad kan det egentlig hjælpe os med?
Det skal vi nu kigge nærmere på!
Power Automate Desktop: Automatisering af kontorarbejde
Microsoft har skabt en RPA-platform bestående af to kraftfulde dele.
Første del hedder Power Automate Desktop, og det udmærker sig ved at efterligne menneskelige handlinger – Det gør det simpelthen ved at flytte musen, indtaste tekst, og udføre opgaver præcis som vores kollegaer gør. Hvis du kan udføre en opgave med mus og tastatur, kan Power Automate Desktop automatisere den.
Men ikke alle opgaver bør automatiseres. Investeringen i udviklingen af en digital assistent skal give mening, og det kræver, at gevinsterne opvejer omkostningerne. Med andre ord er det ikke værd at automatisere en opgave, der kun tager 10 manuelle minutter på månedsbasis.
Til gengæld er opgaver, der er gentagne, tidskrævende og regelmæssige, perfekte til Power Automate Desktop. Når du automatiserer en proces, koder du den blot én gang og kan derefter køre den så mange gange som nødvendigt uden ekstra omkostninger.
Men hvordan instruerer vi så Power Automate Desktop til at automatisere processer?
Det kaldes at udvikle et ”desktop flow”, og der er flere tilgange til at lære det. Microsofts Learn-portal er en glimrende ressource til selvstudie, men hvis du foretrækker en mere personlig tilgang, tilbyder vi hos C2IT kurser i Power Automate. Vores kurser er nøje udformet for at sikre topkvalitet, så du får mest muligt ud af dine investeringer. Og hvis du foretrækker det, kan vores erfarne udviklere også hjælpe med at udvikle de automatiseringer, du har brug for.
Lad os tage et kig på næste del af platformen.
Power Automate i ’skyen’: Cloud-baseret automatisering uden grænser
Power Automate (uden ‘desktop’ i slutningen) er en cloud-baseret automatiseringsløsning. Her foregår automatiseringerne oppe i skyen – altså helt uden at trykke rundt på en computers skrivebord, som desktop-delen gjorde. Derfor hedder denne slags automatiseringer cloud-flows.
For at automatisere i skyen kræves det, at Microsoft har udviklet en såkaldt connector til det ønskede system. Heldigvis findes der over 1000 connectors, hvilket markant øger chancerne for at finde en passende forbindelse til systemet, vi ønsker at automatisere. Et eksempel kunne være brugen af Outlook 365 connectoren til at sortere fakturamails, for derefter at bruge Onedrive connectoren til at gemme filerne i OneDrive-mapper.
En kæmpe fordel ved cloud-delen er muligheden for at starte automatiseringer baseret på specifikke begivenheder – fx modtagelse af en mail med et bestemt navn, en ny fil i en mappe eller at klokken er 9 om morgenen. Når den forudbestemte handling så sker, så starter vores automatisering med at køre.
Prismæssigt er cloud-delen inkluderet i pakken uden ekstra omkostninger.
Når det så kommer til at lære at anvende cloud-delen, er reglerne de samme som for desktop-delen. Gode instruktioner findes på Microsoft Learn, og vi tilbyder også undervisning hos C2IT. Alternativt kan man outsource udviklingen, hvilket vi hos C2IT også kan hjælpe med.
Så hvilken af de 2 dele er så den bedste?
I virkeligheden findes der måske ikke en vinder.
Kombinationen fungerer
Den egentlige styrke ligger i kombinationen af cloud- og desktop-delen. Cloud-delen kan anvendes til at starte desktop-flows, hvilket giver os mulighed for at automatisere processerne endnu mere effektivt.
For eksempel kan vi have et desktop-flow, der indtaster mailfakturaer i vores regnskabssystem. Med cloud-flowet behøver vi ikke manuelt starte desktop-flowet hver gang – i stedet kan cloud-flowet automatisk starte desktop-flowet, når en fakturamail modtages.
På denne måde kan vi optimere automatiseringen ved at kombinere de to dele. Dette indkapsler essensen af Power Automate og Power Automate Desktop samt deres funktioner.
Jeg håber, at denne artikel har givet jer en bedre forståelse af, hvad disse værktøjer kan, og at I har haft fornøjelse af at læse med!
Er du gået glip af mine tidligere artikler om RPA er? Så finder du dem her:
- Hvad er ligheden mellem en bilvask og RPA?
- Opnå spirende succes: Hvordan planter man et innovativt blommetræ? – en guide til at komme i gang med RPA-teknologi
- RPA-Magi: Opbyg dit unikke raftehegn med højteknologisk elegance
- Mahognitræ & RPA-teknologi: Effektiv vedligeholdelse er nøglen til et flot resultat
- Fejlhåndtering i det digitale univers: Fra borebiller til data – En guide til at optimere dine RPA-løsninger